Equilibrando autonomia e estrutura para funcionários remotos

Grandes empresas como Google e Apple adotaram de maneira definitiva o modelo híbrido e começaram a exigir o retorno de todos os funcionários ao escritório por um certo número de dias por semana. Essa retomada desenrolou o debate sobre flexibilidade e autonomia continua a se desenvolver. Organizações estão assumindo uma posição firme sobre onde acham que seus funcionários devem trabalhar, mais uma vez lançando os holofotes sobre a questão de quanto os funcionários devem ter na determinação de seu próprio arranjo de trabalho – se eles devem ser capazes de decidir onde e quando trabalham, ou se seus organização deve tomar essa decisão por eles.

Mesmo antes da discussão pós-pandemia de retorno ao escritório, muitas opiniões divergiam sobre a melhor abordagem a ser adotada pelos líderes. Isso resultou em manchetes que variam de “Permita que os funcionários escolham onde, quando e como trabalhar” para “Não deixe que os funcionários escolham seus dias de trabalhar de casa ”. Nesse amplo debate, os defensores do controle da liderança sobre os arranjos de trabalho dos funcionários são frequentemente vistos como insensíveis às necessidades dos funcionários. Da mesma forma, os defensores do controle total dos funcionários sobre seus arranjos de trabalho são vistos como cegos para as necessidades da organização. No entanto, em muitos casos, esses dois argumentos erram o alvo. Se executado corretamente, permitir que os funcionários escolham onde e quando trabalham pode impulsionar a experiência do funcionário e dar aos líderes a estrutura e a previsibilidade de que precisam para tomar decisões estratégicas importantes para a organização.

Holger Reisinger, Paul Sephton, e Dane Fetterer mostram a partir de um roteiro como líderes podem usar espaços do escritório e a tecnologia para capacitar os funcionários a criar uma estrutura em seus arranjos de trabalho.

Os funcionários querem escolher onde e quando trabalham

O novo Relatório Global de Maneiras Híbridas de Trabalhar 2022 da Jabra mostra que os funcionários com total autonomia para escolher onde e quando trabalham relatam unanimemente uma melhor experiência de trabalho do que aqueles com autonomia limitada ou baixa. A pesquisa subdivide a autonomia em três grupos:

• Alta autonomia: “Tenho total autonomia para escolher onde e quando trabalho, com a possibilidade de entrar no escritório, se quiser.

• Autonomia limitada: “Sou obrigado a trabalhar remotamente em tempo integral e posso optar por trabalhar em qualquer lugar, exceto no escritório”, ou “Há um número mínimo de dias necessários no escritório, mas posso escolher em quais dias entrar.”

• Baixa autonomia: “Sou obrigado a trabalhar no escritório em tempo integral”, ou “Eu trabalho em casa e no escritório, mas os dias são escolhidos para mim (por exemplo, exigido no escritório às terças e quintas-feiras e de casa às segundas, quartas e sextas-feiras).”

No estudo, a experiência de trabalho foi definida como um agregado de oito métricas diferentes: senso de pertencimento, motivação, produtividade, confiança na equipe, confiança nos líderes, impacto, equilíbrio trabalho-vida e bem-estar mental. 

Quando questionados sobre como seus arranjos de trabalho afetam vários aspectos de sua experiência de trabalho, funcionários de alta autonomia relatam os mais altos níveis de pertencimento, motivação, produtividade, confiança na equipe, confiança nos líderes, equilíbrio entre vida pessoal e profissional e bem-estar mental. Em alguns casos, essas pontuações são mais de 20% maiores do que suas contrapartes de baixa autonomia. Curiosamente, a sensação de impacto que os funcionários sentiram que tiveram em sua organização mal variou em qualquer um desses grupos. No futuro, os líderes e gerentes precisam encontrar maneiras alternativas de aumentar o senso de impacto dos funcionários, como por meio de maior recompensa e reconhecimento.

Na batalha atual por talentos, a experiência dos funcionários se tornou o foco principal de muitos líderes. Capacitar os funcionários a escolher onde e quando trabalham pode ser um dos maiores impulsionadores de uma melhor experiência no trabalho.

A escolha de localização flexível continuará a crescer como prioridade

As mudanças dos últimos dois anos deram aos funcionários boas razões para repriorizar suas vidas para se concentrarem mais em sua saúde e bem-estar. A maioria dos funcionários passou a valorizar a flexibilidade mais do que o salário e outros benefícios. Essa flexibilidade deu a eles a oportunidade de encontrar maneiras novas e melhores de fazer seu trabalho de qualquer lugar e em seus próprios termos.

Os funcionários acreditam que essas novas e melhores formas de trabalhar vieram para ficar. Dados mais recentes mostram que 64% da Geração Z e 63% dos Millennials consideram seu escritório como seu laptop, fone de ouvido e onde quer que eles possam obter uma forte conexão com a Internet, em comparação com apenas 48% da Geração X e 43% dos Baby Boomers. É claro que o futuro do trabalho – um futuro composto principalmente por essas gerações mais jovens – priorizará a liberdade de trabalhar de qualquer lugar.

Os líderes estão preocupados em permitir que os funcionários escolham o local

Apesar dos principais benefícios de motivação, produtividade, confiança e bem-estar de aumentar a autonomia dos funcionários, muitos líderes empresariais podem achar que renunciar a todo o poder de tomada de decisão local para os funcionários é um pensamento desconcertante, afinal, são os líderes que precisam tomar decisões importantes sobre o que fazer com a infraestrutura física da organização. 

Esse mesmo sentimento está deixando muitos líderes empresariais fazendo a si mesmos perguntas importantes sobre o futuro de suas organizações em um mundo de trabalho híbrido. Devemos vender alguns de nossos imóveis? O que fazemos com nossos arranjos de mesa ou salas de reuniões? Como faço para atender às nossas necessidades de tecnologia se não consigo prever quantos funcionários trabalharão no escritório? Se os líderes quiserem tomar decisões informadas sobre essas questões cruciais que afetam os investimentos no local de trabalho e os custos indiretos, eles precisam ter uma visão geral previsível e estável de como seus funcionários planejam trabalhar. Eles precisam entender como edifícios, espaços e tecnologia serão usados.

Os funcionários buscam hábitos, estrutura e previsibilidade

Somos criaturas de hábitos. Em grande parte do que fazemos, buscamos equilíbrio e estrutura, principalmente entre trabalho e vida. É essa previsibilidade que nos oferece mais certeza e nos permite tirar o máximo proveito de nossas vidas. E só porque os funcionários podem escolher onde e quando trabalham, não significa que eles substituirão essas tendências humanas inerentes. Eles ainda tentarão criar estruturas e hábitos no dia-a-dia que lhes permitam otimizar seu tempo.

A previsibilidade triunfa independentemente da quantidade de autonomia que você é capaz de exercer no trabalho. Da mesma forma, saber como será o seu dia de trabalho pode ser um grande motivador para entrar no escritório, e os funcionários estarão mais propensos a fazê-lo se souberem o que esperar.

A pesquisa da Jabra mostra, por exemplo, que à medida que a quantidade de tempo que um determinado funcionário passa em reuniões aumenta, o mesmo acontece com a preferência pelo espaço de trabalho doméstico em vez do espaço de trabalho no escritório. Com 80% de todas as reuniões agora totalmente virtuais ou híbridas, os espaços de reunião no escritório não estão sendo utilizados na medida em que eram antes da pandemia. E com a mudança de trabalho em casa da pandemia, 42% dos funcionários reconfiguraram seus espaços de trabalho domésticos para um mundo de trabalho virtual (um número que sobe para 68% para aqueles que passam mais da metade do tempo em reuniões). Como tal, muitos estão mais bem equipados para os estilos de trabalho virtuais atuais em casa. A confiabilidade e a previsibilidade de sua experiência de colaboração doméstica oferecem mais certeza sobre a trajetória do dia do que a perspectiva de entrar em um escritório que não é otimizado para um estilo de trabalho virtual.

Por um lado, muitos líderes hesitam em reconfigurar escritórios sem exigir que os funcionários os usem. Por outro lado, eles não podem esperar que os funcionários queiram voltar ao escritório quando a configuração de sua casa for melhor para trabalho virtual e colaboração. Se os espaços de escritório forem atualizados com os recursos dos locais remotos de muitos funcionários, a previsibilidade de seus hábitos de uso do escritório será mais fácil de mapear.

Três etapas para liderar uma organização híbrida de alta autonomia

Com a estratégia certa, os líderes podem aproveitar os benefícios de confiança e bem-estar de aumentar a escolha de localização dos funcionários — os quais contribuem positivamente para a produtividade — enquanto ainda podem tomar decisões críticas para os negócios sobre o que fazer com a infraestrutura física da organização.

Passo #1: Crie espaços que realmente atendam às demandas de um mundo de trabalho que prioriza o virtual.

Os dados da pesquisa da Jabra mostram que os funcionários reconhecem o valor de ter acesso a vários lugares para trabalhar, tanto em termos de maximizar a produtividade quanto de sentir um sentimento de pertencimento à organização. Os dois principais motivos para querer entrar no escritório são foco e colaboração – duas tarefas que muitas vezes são vistas como diametralmente opostas uma à outra. Mas o estado atual dos escritórios deixa os funcionários com um ambiente abaixo da média para concluir efetivamente esses tipos de tarefas.

Para tarefas de foco individual e colaboração em grupo, os funcionários devem ser capazes de acessar espaços que reduzam distúrbios de som e maximizem a utilidade das ferramentas virtuais. A morte da colaboração no escritório está sendo impulsionada em parte por uma experiência remota superior com tecnologia mais adequada ao ambiente em que está sendo usada. Criar espaços de escritório que permitam que os funcionários acessem ambientes virtuais com mais facilidade facilitará suas vidas, permitindo, consequentemente, que eles criem hábitos de trabalho previsíveis e padrões de uso do espaço.

Passo #2: Complemente o sentimento diminuído de pertença ao espaço do escritório com um maior sentimento de pertença ao espaço virtual.

Por muito tempo, muitos funcionários tinham uma mesa ou escritório pessoal em seu local de trabalho. E, muitas vezes, esses espaços eram pontos de grande orgulho para os funcionários, espaços onde eles guardavam sua xícara de café favorita e exibiam orgulhosamente fotos de seus filhos. Com o surgimento do hot-desk – uma decisão necessária para muitas empresas que estão fazendo a transição para um modelo híbrido – sabemos que os espaços personalizados estão desaparecendo rapidamente em muitos escritórios. Da mesma forma, os funcionários resistem à ideia de não ter um lugar que possam chamar de seu: 04 em cada 10 dizem que sentiriam menos lealdade e comprometimento com sua empresa se não tivessem um espaço de trabalho regular e permanente no escritório. E por que eles não se sentiriam assim? Para muitos funcionários, o sentimento de pertencimento e propriedade que eles tinham sobre um espaço pessoal foi retirado e eles não receberam nada para substituí-lo.

Com a nossa presença na organização sendo percebida principalmente virtualmente, esse mesmo sentimento de pertencimento que os funcionários sentiam no espaço do escritório deve ser substituído por um sentimento de pertença ao espaço virtual. Isso é especialmente verdadeiro para organizações que prosseguem com acordos de hot desk. O artefato pessoal que foi retirado deles – a mesa ou o escritório – deve ser substituído por sua própria tecnologia pessoal que lhes ofereça um senso de propriedade e pertencimento ao novo mundo virtual do trabalho.

Isso então levanta a questão de quais tecnologias permitem melhor esse maior sentimento de pertença e inclusão. Nossos dados descobriram que os usuários de dispositivos de áudio profissionais relataram se sentir mais incluídos em reuniões virtuais do que aqueles que usam dispositivos de áudio de consumo ou microfones e alto-falantes embutidos em seus laptops. Na verdade, os usuários de fones de ouvido profissionais tinham 11% menos probabilidade de se sentirem excluídos da conversa em reuniões virtuais do que usuários de dispositivos de consumo ou de áudio integrado. Da mesma forma, os usuários profissionais de fones de ouvido tiveram 14% menos probabilidade de relatar não serem capazes de ouvir o que está sendo dito na reunião do que os usuários internos e 12% menos propensos do que os usuários de dispositivos de consumo. Para que os funcionários sintam uma sensação de pertencimento a esses ambientes virtuais profissionais, eles precisam das ferramentas e tecnologia profissionais construídas exatamente com esses ambientes em mente.

Passo #3: Permita que os funcionários encontrem o equilíbrio que corresponda ao novo ritmo de sua vida.

Agora que o cenário arquitetônico e tecnológico está pronto, os líderes podem se concentrar na construção de uma cultura de trabalho de alta autonomia. Com essa configuração, os funcionários têm todos os elementos de que precisam para criar hábitos de trabalho que funcionem para eles. Com o tempo, uma imagem das taxas médias de ocupação no local de trabalho da organização começará a surgir. Consequentemente, os líderes podem usar essas informações para identificar esse equilíbrio e tomar decisões estratégicas bem informadas sobre as futuras necessidades imobiliárias e tecnológicas da empresa.

Quando os líderes dão aos funcionários a liberdade de escolher onde e quando trabalham, isso indica que eles confiam neles para fazer o trabalho para o qual foram contratados. Os dados mostram que essa confiança é então devolvida aos líderes e equipes a uma taxa muito alta, construindo uma cultura unida de inclusão e pertencimento. Com os espaços e a tecnologia certos, os empregadores permitem que os funcionários criem estrutura na maneira como trabalham, melhorando assim a experiência do funcionário. E, ao seguir essas etapas, uma abordagem de alta autonomia para o trabalho criará funcionários mais felizes, saudáveis e com melhor desempenho, capazes de encontrar um equilíbrio que beneficie tanto a si mesmos quanto à organização em geral.

Antes de implementar um modelo de autonomia, uma boa estratégia de Employee Listening pode ser uma aliada valiosa para entender como adaptar essa tendência nas necessidades individuais da sua empresa e colaboradores. Entre em contato com a Appus e saiba como podemos ajudá-lo na sua estratégia de Employee Listening.