Processos estão presentes em nosso dia a dia. Quando levantamos, lavamos o rosto e comemos algo, quando saímos de casa, chegamos ao trabalho e batemos o ponto… esses dois exemplos constituem belos casos em que um processo existe e funciona. Mas como eles foram definidos? E melhor: será que é possível otimizá-los?
Pois é sobre isso que falaremos no artigo de hoje! Você verá, nos próximos tópicos, o que são os processos internos no ambiente empresarial e a forma como eles devem ser definidos, além de dicas úteis e práticas que te ajudarão a dar uma guinada nos negócios de sua empresa. Vamos lá!
A importância de processos bem definidos
De forma geral, processos podem ser caracterizados como cada atividade realizada com o intuito de transformar uma entrada em saída. Isso significa que uma sequência lógica de tarefas que busquem um objetivo pode ser considerada um processo.
No caso de processos internos, eles são as atividades que acontecem dentro de uma determinada empresa. Em outras palavras, as atividades realizadas continuamente pelas equipes de uma instituição caracterizam processos. Agora vem a pergunta: por que processos precisam ser bem definidos? A resposta é bem simples e lógica!
É muito importante que exista uma uniformidade nos processos internos de uma empresa. Com isso, será possível, por exemplo, acompanhar os resultados da companhia de uma maneira coesa e acurada. Isso acontece porque um dos passos para o estabelecimento de processos consiste em avaliar colaboradores.
Além disso, existem inúmeros motivos pelos quais o estabelecimento correto deles é importante. Para que você entenda melhor, daremos dicas essenciais para isso. Dessa forma, você entenderá não apenas a sua importância, como também aprenderá formas interessantes de trabalhar com eles. Vejamos, assim, como definir processos internos!
Dicas para a definição de processos internos
1. Mapeie os processos
Antes de definir qualquer processo, é necessário que todos eles sejam mapeados. Isso servirá para que todas as atividades sejam analisadas e correlacionadas. Além disso, tê-los listados permite que cada um seja mais bem entendido. Se não for possível mapear todos os processos, tenha pelo menos os mais importantes à mão.
Com isso, você terá informações sobre os recursos necessários e as saídas esperadas para cada um daqueles processos, por exemplo.
Com essas informações, é possível saber quais são as mudanças necessárias para cada caso e de que forma eles podem ser alterados para atingir uma eficácia maior. Ou seja, mapear os processos se torna um processo de inteligência!
2. Monitore processos
Para saber como definir processos internos, é interessante que eles sejam monitorados. Como existem entradas e saídas, deve-se saber se os resultados esperados estão acontecendo ou não. Essa informação será muito útil na manutenção ou melhoria deles, como veremos nos demais tópicos.
Esse monitoramento pode ser feito utilizando técnicas de big data, por exemplo. Existem muitas ferramentas no mercado que permitem uma análise profunda dos resultados que cada processo entrega. Isso ajuda, e muito, em um acompanhamento eficiente dos processos e de suas saídas!
Outra forma de monitorar processos com eficácia é por meio de técnicas reconhecidas no mercado. Uma das formas de fazer isso é pelo People Analytics, técnica que é focada no desenvolvimento de pessoas, mas que envolve a atuação de processos internos.
3. Aperfeiçoe processos já existentes
Havendo uma monitoração adequada dos processos, será possível melhorar cada um deles nos pontos em que há maior necessidade. Veja um exemplo prático:
Em uma empresa de suporte em TI, existe o processo de atendimento de chamados. Ele tem um SLA que precisa ser mantido nos padrões ideais. No entanto, após uma avaliação do processo atual, percebe-se que existem muitos chamados simples que não são fechados dentro do prazo.
No caso citado acima, a análise do processo mostrará que uma mudança futura necessária será a de ter mais atenção ao tempo-limite de atendimento dos chamados. Isso mostra como avaliar processos permite que os já existentes sejam aperfeiçoados.
4. Identifique falhas
Assim como falado acima, quando você analisa os processos já existentes, é mais fácil que os problemas e falhas sejam encontrados.
No exemplo, mostramos como um processo específico poderia ser melhorado, mas uma empresa tem muito mais do que apenas um processo.
Nesse caso, é interessante que exista uma preocupação com as falhas encontradas. Problemas podem estar relacionados a uma indisponibilidade de recursos ou tarefas mal mensuradas, por exemplo.
Sendo assim, é necessário atuar na causa-raiz do problema, trabalhando em soluções que mitiguem os erros em cada processo.
5. Formalize processos
Talvez a empresa até tenha processos mapeados e bem definidos, mas peque na hora de comunicá-los a cada equipe ou indivíduo. Para que isso não aconteça, invista em uma comunicação eficiente. Ter cada processo documentado e atualizado é uma das formas que podem levar a uma formalização correta.
Sabemos que documentar é um processo difícil, principalmente na área de TI. Entretanto, é necessário um esforço para que essa boa prática possa ser seguida. Uma forma de criar essa cultura é por meio da metodologia OKR, que pode auxiliar na elaboração de um processo de documentação eficiente.
6. Automatize
Quando trabalhamos com processos, a tecnologia pode ser uma grande aliada para que tenhamos resultados satisfatórios.
Um exemplo de como ela pode ser empregada são os ERPs. Essa ferramenta de gestão pode entregar diversos relatórios gerenciais, que vão permitir uma melhor tomada de decisão.
Além disso, existem também os CRMs, que automatizam o fluxo de atendimento de clientes e fornecedores. Ambas as tecnologias são de fácil acesso e podem ser implementadas em empresas de todos os níveis. Tudo isso auxilia na hora de criar, melhorar ou mudar os processos que uma empresa executa.
Agora que você já sabe como definir processos internos, que tal aprender as diferenças entre KPI e OKR?
Apesar de essas duas siglas serem muito úteis para todo profissional de RH, elas podem dar uma dor de cabeça se você não souber ao certo as diferenças. Se você ainda não conhece ou sabe pouco sobre elas, leia este artigo e fique ainda mais informado!
