Onboarding na empresa: o que é e como implementar

Você investiu muito no processo de seleção e análise dos candidatos e finalmente encontrou o fit perfeito para a sua empresa. Analisou documentos, fez uma proposta atrativa e recebeu o tão esperado sim por quem faz e gosta de fazer recrutamento. Fim do trabalho? Não! Esse é um erro que pode ser cometido por qualquer empresa que não tem uma política definida de onboarding para novos colaboradores. Por isso, vamos falar um pouco sobre a importância desse processo e como implementar na sua empresa.

O onboarding tem como função principal canalizar o entusiasmo e animação deste novo colaborador para um experiência de sucesso para ambas as partes. De acordo com o livro APA Handbook Of Industrial And Organizational Psychology, o processo de onboarding ajuda os novos funcionários a adquirir o conhecimento e habilidades necessárias para a ser imediatamente efetivo na organização. Ou seja, a empresa oferece as ferramentas necessárias para o colaborador saber o que fazer e como agir, e mais importante, se sentir parte integrante da equipe.

Em pesquisa sobre Onboarding, a Glassdoor descobriu que 

• Funcionários que classificaram sua experiência de integração como “altamente eficaz” foram 18 vezes mais propensos a se sentir altamente comprometidos com a organização;
• 91% dos funcionários que passaram por uma integração eficaz sentiram uma forte conexão no trabalho;
• 89% dos funcionários que passaram por uma integração eficaz se sentiram fortemente integrados à cultura de sua empresa;
• 49% dos funcionários que passaram por uma integração eficaz relataram ter contribuído com sua equipe na primeira semana.

O processo de Onboarding, então, é uma grande oportunidade para ganhar o colaborador e construir uma relação pessoal de alta conexão com a cultura da organização e evitar os temidos turnovers. Por isso, trouxemos alguns pontos que podem ser considerados neste processo.

Melhores práticas para Onboarding

Além da pesquisa, a Glassdoor criou uma lista de boas práticas para esse processo de onboarding. Cada empresa vai ter seu próprio processo de integração, uma vez que cada setor tem habilidades e conhecimentos que são específicos. Há, contudo, uma série de princípios básicos que podem ser aplicados para qualquer organização. Essa lista, por exemplo, tem exemplos a serem executados em períodos de tempo.

Antes do primeiro dia – Pré-Embarque

A integração pode – e deve – começar antes que os novos colaboradores cheguem ao escritório, etapa que pode ser conhecida como pré-embarque.

Entre a oferta, o aceite e o início, há uma janela de tempo antes do primeiro dia de trabalho. Esse período pode ser um desafio, uma vez que os novos contratados podem receber outras ofertas e, caso não estejam 100% comprometidos com a sua empresa, podem mudar de ideia e trocar de vaga. Nessa janela de tempo, é importante manter o contato, responder perguntas, enviar documentos e formulários e até mesmo apresentar o novo colaborador para a equipe, ajudando-o a solidificar a decisão de ingressar na organização e manter o ânimo para o começo do trabalho. No Pré-Embarque, é importante:

• Manter uma comunicação rápida e consistente;
• Usar um software de integração para processar a papelada da nova contratação com antecedência;
• Apresentar as novas contratações aos futuros membros da equipe e gerentes e incentive os membros atuais da equipe a entrar em contato;
• Incentivar os novos contratados a fazer perguntas;
• Enviar uma pesquisa para conhecer melhor o novo colaborador e compartilhar com a equipe;
• Configurar o espaço de trabalho com antecedência ou providenciar o envio de computador ou equipamentos no caso de trabalho remoto.

Durante o Primeiro mês

Depois da fase de Pré-Embarque, seu novo colaborador estará ansioso para se atualizar e começar a contribuir. Dessa forma, é preciso canalizar o entusiasmo e energia do colaborador na direção certa para que o trabalho comece a ser feito. Algumas maneiras de como manter o seu colaborador motivado neste período:

• Fornecer um treinamento completo sobre deveres de trabalho, políticas da empresa e cultura;
• Apresentar a nova contratação para membros da equipe, gerentes e outros colegas de trabalho fora da equipe (isso é especialmente importante para trabalhadores remotos);
• Escolher um mentor a quem um novo contratado possa levar suas perguntas;
• Definir expectativas claras para as responsabilidades do dia-a-dia e métricas de desempenho;
• Educar os novos contratados sobre quais benefícios estão disponíveis e como esses benefícios podem ser usados.

Durante os primeiros 06 meses

Depois que o novo colaborador souber chamar todos pelo nome, já está adaptado à rotina e aos processos da empresa, pode parecer que o processo de integração foi concluído com sucesso. Ele não será mais visto como um “novo funcionário” uma vez que já está bastante adaptado ao fluxo interno da empresa. Isso pode acarretar problemas e deve ser um ponto de atenção para o profissional do RH. Após a fase inicial, onde tudo corre bem e todos estão felizes, o passar dos meses pode ocasionar um encontro com obstáculos. É papel da sua organização, e do RH, não permitir que esses obstáculos virem barreiras impossíveis de serem transpostas, onde a única opção do funcionário será buscar uma rota de fuga e saída. É importante, portanto, continuar o processo de integração com este colaborador, preferencialmente até o final do primeiro ano, através de algumas ações:

• Verificar se os gerentes estão realizando check-ins regulares;
• Pedir e fornecer feedback constantemente;
• Trabalhar com os novos contratados para definir metas e definir expectativas;
• Acompanhar e agendar quaisquer treinamentos restantes;
• Verificar a inscrição e o uso dos benefícios;
• Incentivar a formação de equipes com atividades formais e informais.

O Glassdoor oferece um manual com passo a passo em cada etapa que pode ser encontrado no Guia completo. Uma leitura complementar que com certeza vai agregar muito para quem está montando o planejamento de Onboarding da sua empresa.

Para ajudar neste processo, indicamos também uma leitura sobre a importância da cultura da empresa, como investir em People Analytics ou mesmo como montar e manter uma boa avaliação de desempenho na sua organização. Se essas são prioridades para a sua empresa, a Appus tem a ferramenta certa para te ajudar. Entre em contato para saber mais.

* Texto produzido por Letícia Dallegrave, mestra em Comunicação Social e Publicitária